このタイトルは、ドラッカーの「経営者の条件」の一文です。
30代前半までは、プライベートの時間を犠牲にしながら仕事をしていました。結婚したり子供ができたり、人生のターニングポイントを迎えたことと、40歳を超えてから、健康診断の結果で、数値がかなり悪くなったことがあり、最近は仕事の時間の使い方について深く考えるようになりました。
プライベートを充実させるには、仕事を効率的に終わらせること。。。仕事人間だった自分が一番最初にやらないといけないな、と考えていました。
時間がうまく使えない・・・・
ITの仕事は短期間で量をさばく必要があります。最初は順番を気にしてしっかりと管理をしていても、やることが多すぎてバタバタしてしまうことはないでしょうか？一方、少し時間が空くと、だらだらと作業をしてしまい、本来やるべきことがやれずに、１日が過ぎてしまうことがないでしょうか？
よく、効率的にToDoリストを作って、タスクが終わったら消していく、というやり方は有効な手段で、私も毎日つかっています。ただ、最初は機能していたけど、途中か仕事が多すぎて、メモが追いついていかず、リストが破綻してしまうこともしばしばあります。
少しずれてしまいますが、とりあえずメモをしたものの、主語や修飾語などが全くなく「〇〇する」と書いたけど、結局なんのことだっけ？と忘れてしまうこともありますね。
何に時間を使ったのかよくわからないのが一番よくないことです。集中力がなく、さぼってしまった、ということもありますが、その時間を明確に分けられていれば、「これだけさぼってしまったから明日は集中しよう」と振り返るきっかけになります。
作業とその時間をメモしてみる
時間を有効的に使うために、ぜひやってほしいことがあります。
できれば５分単位で、長くても１５分単位で１か月程度、自分の作業の時間を記録してみてください。
記録の取り方はなんでもOKです。メモ用紙に手書きでもいいですし、テキストエディタでもよいですし、SpreadSheetやEXCELなどできれいにまとめる、でもOKです。個人的には、後々集計などがやりやすいので、SpreadSheetやEXCELをおすすめします。
大切なのは「作業内容に問わず、すべての作業を記録する」ということです。開発作業だけではなく、打ち合わせの時間や、電話対応の時間、お昼の時間、トイレの時間まで、できるだけ細かく取れるとより良いです。
記録を分析してみる
１日記録するだけども、いろいろなことがわかります。例えば、自分がプログラマだとして、プログラムを書くことが仕事なはずなのに、作業を記録して振り返ってみると、
- こんなに休憩を頻繁にとっているんだ・・・
- 電話を１０件も取ってるんだ・・・
- 会議で午前中がつぶれてて効率悪い・・・
なんてことがわかるかもしれません。
３日坊主にならないよう、頑張って１週間続けましょう。すると、記録することが当たり前になってきますので、苦労なく１か月は続けられます。１か月も続けると、自分の傾向もわかってくると思います。
- 昼食後はさぼり気味だ。集中力が切れてしまうから。
- 朝は作業の時間が取りやすい。電話や雑談があまりない。
- 考える時間がとれていない。日々の作業に追われてしまっている。
と分析ができると、具体的にどうやったら効率的にむだなく作業ができるか？の作戦が立てやすくなってきますね。
実は、今の３つは、私が記録したことによってわかったことでした。この結果を受けて
- 朝は集中する作業の時間に充てる
- 昼食後は会議を入れて話す時間にする、もしくは移動時間にして仮眠をとる
- 週に２～３時間は考える時間に充てる（ように予定を入れる）
という対応策を考えました。特に、昼食後の会議や仮眠は、自分にとってはかなりの発明で、作業の効率化にとても役に立っています。
記録を続けてみた結果、驚くべき習慣が身に付きました
毎日時間を取り続けたことで、記録が面倒という感情がなくなりました。１５分単位になりましたが、今でも毎日記録を取り続けています。仕事が終わった後、１日の振り返りとして時間をつけるようになりました。
１か月経ったあと、週単位、１か月単位で今月の成果を振り返ることができ、翌月の計画に生かすことができるようになりました。
また、先ほども話しましたが、ToDoリストがうまく機能するようになりました。記録することの意味や、記載するポイントなどがわかるようになりました。ToDoリストについては、機会があれば別の投稿で書いていきたいと思います。
それでは、今回はこの辺で。
